Politique de confidentialité

Le Rotary Club de Neuchâtel (ci-après le « Club », « nous ») attache de l'importance à la protection de votre sphère privée. La présente politique décrit quelles données personnelles nous traitons, à quelles fins, sur quelle base, à qui elles sont communiquées, combien de temps elles sont conservées et quels droits vous pouvez exercer.

1. Responsable du traitement

Rotary Club de Neuchâtel Association au sens des art. 60 ss du Code civil suisse c/o Murielle Henchoz, Chemin des Vignes Perdues 6b, 2025 Bevaix, Suisse

Les questions relatives à la protection des données sont traitées par le responsable de la communication internet du club (Club Internet Communications Officer) :

privacy@rotary-neuchatel.ch

ou par courrier postal à l'adresse ci-dessus, mention « Protection des données ».

Le Club n'a pas désigné de conseiller à la protection des données au sens de l'art. 10 LPD, cette désignation étant facultative pour les personnes privées.

2. Champ d'application et cadre légal

La présente politique couvre le site rotary-neuchatel.ch, ses sous-domaines et les domaines associés utilisés pour certaines manifestations, les formulaires d'inscription, les galeries photographiques, les communications par courrier électronique et la gestion du fichier de contacts du Club.

Nous traitons vos données conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et à son ordonnance (OPDo). Lorsque le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne s'applique — notamment lorsque nous traitons les données de personnes se trouvant dans l'Union européenne dans le cadre d'une manifestation qui leur est proposée — nous nous conformons également à ses exigences.

Le Club n'a pas désigné de représentant au sens de l'art. 27 RGPD, ses activités ne visant pas de manière régulière et systématique le marché de l'Union européenne. Vous pouvez en tout temps nous contacter directement à l'adresse indiquée au chiffre 1.

3. Quelles données traitons-nous, et pourquoi

3.1 Consultation du site

Lors de chaque accès, notre hébergeur et notre application enregistrent des données techniques : adresse IP, date et heure, page consultée, code de réponse, volume transféré, page de provenance, navigateur et système d'exploitation.

Ces données servent à assurer le fonctionnement, la stabilité et la sécurité du site, ainsi qu'à détecter et analyser les incidents et abus. Elles ne sont pas utilisées pour vous identifier individuellement.

Nous utilisons Microsoft Application Insights pour la supervision technique (temps de réponse, erreurs, disponibilité). Aucun outil de mesure côté navigateur n'y est associé ; les adresses IP y sont tronquées par défaut et ne servent qu'à une localisation approximative.

3.2 Mesure d'audience

Nous utilisons Matomo, une solution de mesure d'audience que nous hébergeons nous-mêmes en Suisse. Aucune donnée n'est transmise à un exploitant publicitaire.

Aucune mesure d'audience n'est effectuée avant votre consentement. Tant que vous n'avez pas accepté via la bannière, aucun cookie de mesure n'est déposé et aucune visite n'est enregistrée. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via le bouton prévu à cet effet en bas de page. Votre choix est mémorisé localement dans votre navigateur (localStorage, clé rcn_cookie_consent) et non sur nos serveurs.

L'espace d'administration n'est jamais soumis à la mesure d'audience.

Les données collectées (pages consultées, provenance, type d'appareil, adresse IP tronquée, identifiant de visite) servent exclusivement à comprendre l'utilisation du site et à l'améliorer.

3.3 Inscription à une manifestation

Lorsque vous vous inscrivez à une manifestation, nous traitons :

• votre identité (civilité, nom, prénom) ;
• vos coordonnées (adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone) ;
• les informations propres à la manifestation, telles que le type de participation, les choix de menu, les éventuelles restrictions alimentaires, ou d'autres indications requises par le formulaire ;
• les données des personnes que vous inscrivez avec vous ;
• le cas échéant, votre table et le groupe auquel vous êtes rattaché ;
• l'adresse de facturation, y compris professionnelle, ainsi que le montant dû ;
• l'historique de votre inscription (soumission, confirmation, facturation, paiement, annulation) et les communications qui vous ont été adressées.

Ces données servent à traiter votre inscription, à organiser la manifestation, à établir la facture, à en assurer le suivi et à vous informer de tout ce qui concerne votre participation.

Restrictions alimentaires. Une indication relative à un régime alimentaire peut, selon son contenu, révéler un état de santé ou une conviction religieuse et constituer une donnée sensible au sens de l'art. 5 let. c LPD. Nous ne recueillons ces indications que lorsqu'elles sont nécessaires à l'organisation des repas, ne les utilisons qu'à cette fin, les communiquons au traiteur ou à l'établissement uniquement sous une forme limitée au strict nécessaire, et les supprimons après la manifestation. Vous n'êtes jamais tenu de préciser le motif d'un régime.

Si vous inscrivez d'autres personnes, vous vous assurez d'être autorisé à communiquer leurs données et vous les informez de la présente politique.

3.4 Facturation, paiement et comptabilité

Pour émettre une facture QR suisse, nous traitons votre nom, votre adresse structurée, vos coordonnées, le montant, la référence de paiement et le numéro de client qui vous est attribué. Ces données sont transmises à notre prestataire d'établissement de factures QR (voir chiffre 5).

Nous rapprochons ensuite les paiements reçus des factures émises sur la base des relevés électroniques transmis par notre banque. Les écritures correspondantes sont enregistrées dans la comptabilité du Club.

3.5 Fichier de contacts (CRM)

Nous tenons un fichier de contacts afin de disposer d'une vue cohérente et à jour des personnes en relation avec le Club, plutôt que de conserver des données dispersées et redondantes dans chaque manifestation. Ce fichier contient :

• l'identité et les coordonnées (plusieurs adresses électroniques, téléphones et adresses postales possibles) ;
• un numéro de client permanent ;
• le rattachement éventuel à une organisation (pour la facturation professionnelle) ;
• des étiquettes de classement définies par le Club ;
• l'historique des consentements donnés et retirés, avec sa preuve ;
• un récapitulatif des contributions versées (montant total, dernière contribution), établi à partir des factures acquittées ;
• un journal des modifications, permettant de retracer l'évolution de la fiche.

Les données propres à une manifestation (choix de menu, handicap de golf, etc.) ne sont pas reprises dans ce fichier : elles restent attachées à l'inscription concernée.

3.6 Membres du Club et plateforme POLARIS

Les données des membres du Rotary sont gérées au niveau de l'organisation Rotary, selon la chaîne Rotary International → Rotary Suisse–Liechtenstein → district → club, au moyen de la plateforme POLARIS exploitée par Rotary Communication Services Suisse–Liechtenstein.

L'usage de POLARIS est imposé au Club par l'organisation Rotary : le Club l'utilise en tant que club affilié, mais n'en est ni le propriétaire ni l'exploitant et n'en détermine ni les fonctionnalités ni les modalités de traitement.

Nous importons depuis POLARIS les données d'affiliation de nos membres (identité, coordonnées, numéro de membre Rotary et identifiant POLARIS, unité d'affiliation, type et statut d'affiliation, dates de début et de fin, date de naissance, classification professionnelle, dispenses éventuelles) afin de tenir à jour notre fichier et de gérer la vie du club, y compris les cotisations et forfaits.

Nous ne transmettons aucune donnée à POLARIS ni à Rotary International depuis le présent site. Le flux est unidirectionnel.

Pour tout ce qui concerne le traitement de vos données par les entités Rotary et par la plateforme POLARIS, qui sont des responsables de traitement distincts du Club, nous vous renvoyons à leurs propres conditions et déclarations de protection des données, disponibles sur docs.rotary-polaris.ch et auprès de Rotary International.

3.7 Communications par courrier électronique

Nous distinguons deux catégories de messages.

Messages transactionnels — confirmation d'inscription, envoi de facture, confirmation de paiement, information relative à votre table, message adressé aux participants d'une manifestation. Ils sont nécessaires à l'exécution de votre inscription et vous sont adressés indépendamment de tout consentement publicitaire. Ils comportent néanmoins un lien vers votre espace de préférences.

Messages d'information et campagnes — invitations, actualités du Club, sollicitations liées à nos actions caritatives. Ils ne vous sont adressés que si vous y avez consenti, conformément à l'art. 3 al. 1 let. o de la loi fédérale contre la concurrence déloyale (LCD). Chaque message comporte un lien de désinscription fonctionnel et gratuit. Votre consentement fait l'objet d'une confirmation par courriel (double opt-in) et peut être retiré en tout temps, sans conséquence sur votre participation aux manifestations.

Vous pouvez gérer vos préférences par finalité et par canal (courriel, courrier postal) via l'espace de préférences accessible par le lien figurant dans nos messages, ou en écrivant à privacy@rotary-neuchatel.ch.

Journal des envois. Nous conservons, pour chaque message, le destinataire, la date, l'objet, le contenu envoyé et l'état de remise communiqué par notre prestataire (remis, différé, rejeté, adresse invalide). Cela nous permet de prouver un envoi, de le renvoyer à votre demande et de maintenir la qualité de nos adresses. Nous ne mesurons ni les ouvertures ni les clics.

Une adresse durablement invalide ou signalée comme indésirable entraîne automatiquement l'arrêt des envois d'information à cette adresse.

Le courrier envoyé aux adresses du Club (par exemple secretariat@, info@, cico@, privacy@, security@) est reçu et conservé sur Microsoft 365.

3.8 Galeries photographiques

Nous publions des photographies de nos manifestations afin de documenter la vie du Club et de rendre compte de ses actions.

Base et information. Les photographies d'ambiance, de groupe et de déroulement sont publiées sur la base de l'intérêt légitime du Club à documenter ses activités, après information préalable lors de l'inscription et sur place. Nous recueillons votre consentement exprès lorsqu'une photographie vous met individuellement en évidence et est utilisée à des fins promotionnelles, lorsqu'un mineur est identifiable, ou lorsque l'usage envisagé dépasse la communication propre du Club.

Mineurs. Les mineurs présents à nos manifestations sont accompagnés d'un adulte responsable. Aucune photographie sur laquelle un mineur est identifiable n'est publiée sans l'accord de la personne qui en a la garde.

Opposition et retrait. Vous pouvez vous opposer à la publication d'une photographie vous représentant, ou en demander le retrait, en écrivant à privacy@rotary-neuchatel.ch ou par courrier postal. Il y sera donné suite sans condition et sans que vous ayez à motiver votre demande, dans les meilleurs délais.

Accès. Certaines galeries sont publiques ; d'autres ne sont accessibles que par un lien non devinable, ne sont pas référencées par les moteurs de recherche et ne sont communiquées qu'aux personnes concernées. Les images ne sont jamais accessibles directement depuis notre espace de stockage : elles sont servies au moyen de liens temporaires.

3.9 Espace d'administration et journal d'audit

L'accès à l'espace d'administration est réservé aux personnes autorisées et s'effectue par authentification nominative auprès de Microsoft Entra ID. Nous traitons à ce titre le nom, l'adresse électronique et l'identifiant technique de la personne, ainsi que les rôles qui lui sont attribués.

Les opérations effectuées dans cet espace sont journalisées (auteur, date, action, objet concerné) à des fins de sécurité, de traçabilité et de prévention des abus. L'adresse IP et le navigateur ne sont enregistrés que pour les événements d'authentification (connexion, déconnexion, refus d'accès).

Ce journal est conçu pour rester non identifiant s'agissant des personnes concernées par les données : une inscription y est désignée par son identifiant technique et non par le nom des participants.

3.10 Accueil des manifestations sur appareil mobile

Le jour d'une manifestation, les personnes chargées de l'accueil utilisent une application mobile pour pointer les arrivées et retrouver le placement à table. Les salles disposant rarement d'une connexion fiable, cette application doit fonctionner sans réseau : une copie de la liste des personnes attendues est donc enregistrée sur l'appareil utilisé à l'entrée.

Cette copie est volontairement réduite à ce qui est nécessaire à l'accueil : nom et prénom, catégorie de participation, table attribuée, état d'arrivée et, le cas échéant, une indication discrète signalant qu'un point administratif reste à régler. Elle ne contient ni adresse électronique, ni numéro de téléphone, ni adresse postale, ni montant, ni numéro de facture, ni remarque interne, et aucune donnée sensible (les champs signalés comme tels, notamment les régimes alimentaires, en sont exclus).

Les garanties suivantes s'appliquent :

• l'appareil doit d'abord être préparé par une personne autorisée, connectée nominativement ;
• la copie est chiffrée sur l'appareil ;
• l'autorisation et la copie expirent automatiquement peu après la manifestation, sans intervention et même si l'application n'est plus ouverte ;
• la personne responsable peut à tout moment effacer les données de l'appareil, et le Club peut révoquer d'un seul geste tous les appareils préparés pour une manifestation (par exemple en cas de perte d'un téléphone) ;
• l'accès est limité à la seule manifestation concernée : il ne donne accès ni aux autres manifestations, ni au fichier de contacts, ni à l'espace d'administration.

Cette copie sert exclusivement au déroulement de la manifestation ; elle n'est ni exportée, ni utilisée à d'autres fins.

4. Bases légales

Selon la LPD, le traitement de données personnelles par une personne privée est licite pour autant qu'il respecte les principes de la loi (bonne foi, proportionnalité, finalité, transparence, exactitude, sécurité). Lorsqu'un traitement porte atteinte à la personnalité, nous nous fondons sur un motif justificatif au sens de l'art. 31 LPD : votre consentement, un intérêt prépondérant du Club, ou la loi.

Lorsque le RGPD est applicable, les bases légales sont les suivantes :

Traitement	Base RGPD
Inscription, organisation, facturation, suivi de paiement	Art. 6 al. 1 let. b (exécution du contrat)
Comptabilité, conservation des pièces, obligations fiscales	Art. 6 al. 1 let. c (obligation légale)
Fichier de contacts, sécurité du site, journalisation, prévention des abus, photographies d'ambiance	Art. 6 al. 1 let. f (intérêt légitime)
Mesure d'audience, campagnes d'information, photographies individuelles à usage promotionnel	Art. 6 al. 1 let. a (consentement)
Données sensibles éventuelles (régime alimentaire)	Art. 9 al. 2 let. a (consentement explicite)

Lorsque nous invoquons un intérêt légitime, vous disposez d'un droit d'opposition (chiffre 9).

5. Destinataires et prestataires

Nous ne vendons ni ne louons vos données. Nous ne les communiquons qu'aux destinataires suivants :

Prestataire	Rôle	Données concernées	Hébergement
Microsoft (Azure)	Hébergement du site, base de données, stockage des documents et photographies, gestion des secrets, supervision technique	L'ensemble des données traitées via le site	Suisse (région Switzerland North)
Microsoft (Azure Communication Services)	Envoi des courriers électroniques	Adresse et nom du destinataire, contenu du message, pièces jointes (factures)	Suisse (data location : Switzerland)
Microsoft (Entra ID, Microsoft 365)	Authentification de l'administration ; réception et conservation du courrier adressé au Club	Identité des administrateurs ; contenu des messages reçus	Suisse (data location : Switzerland)
Infomaniak Network SA	Hébergement de notre instance Matomo	Données de mesure d'audience	Suisse (Genève)
Traiteurs, établissements et partenaires d'une manifestation	Organisation sur place	Listes de participants, effectifs, tables, indications alimentaires strictement nécessaires	Suisse, en règle générale
Banque du Club	Encaissement et rapprochement des paiements	Données de paiement	Suisse

Nous pouvons en outre communiquer des données lorsque la loi nous y oblige, sur réquisition d'une autorité, ou pour faire valoir ou défendre nos droits en justice.

6. Transferts à l'étranger

Nos données sont hébergées en Suisse. Certains de nos prestataires sont toutefois des sociétés de groupes internationaux dont les équipes de support peuvent, dans des cas limités et encadrés, accéder à des données depuis l'étranger, y compris les États-Unis.

Ces transferts sont encadrés soit par une décision d'adéquation du Conseil fédéral — notamment le cadre de protection des données Suisse–États-Unis (Swiss–U.S. Data Privacy Framework), auquel Microsoft est certifié — soit par des clauses contractuelles types assorties, le cas échéant, de mesures complémentaires, conformément aux art. 16 et 17 LPD et aux art. 44 ss RGPD.

S'agissant des données de membres gérées au niveau de l'organisation Rotary, y compris par Rotary International aux États-Unis, nous vous renvoyons au chiffre 3.6.

7. Durées de conservation

Nous conservons vos données aussi longtemps que nécessaire aux finalités décrites, puis les supprimons ou les anonymisons.

Catégorie	Durée
Pièces comptables : factures, écritures, justificatifs de paiement	10 ans à compter de la fin de l'exercice (art. 958f CO)
Données d'inscription à une manifestation	Jusqu'à la clôture de la manifestation et le règlement des aspects financiers, puis dans les limites ci-dessus
Indications relatives aux régimes alimentaires	Supprimées après la manifestation
Fichier de contacts	Tant que la relation avec le Club subsiste. Un contact sans activité depuis 36 mois est signalé pour réexamen, puis supprimé ou anonymisé sauf motif de conservation
Preuve des consentements	Aussi longtemps que le consentement produit ses effets, puis pendant la durée de prescription utile à sa démonstration
Journal des envois de courriels	24 mois (suppression automatique) ; les données sensibles qu'il pourrait contenir sont caviardées bien avant, après la manifestation (voir ci-dessus)
Journal d'audit de l'administration	24 mois (suppression automatique)
Historique de fusion de fiches (permettant d'annuler une fusion)	90 jours
Journaux techniques de supervision	30 jours
Copie de la liste des personnes attendues, sur l'appareil d'accueil	Jusqu'à peu après la manifestation (effacement automatique), ou immédiatement sur demande
Photographies	Tant qu'elles présentent un intérêt documentaire pour le Club, ou jusqu'à votre demande de retrait
Documents et photographies supprimés (stockage)	Conservés 14 jours en corbeille technique avant effacement définitif
Copies de sauvegarde	Les données supprimées peuvent subsister un temps limité dans les sauvegardes techniques avant effacement définitif (durée à confirmer — voir note de rédaction)

8. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre l'accès non autorisé, la perte et l'altération, notamment :

• chiffrement des communications (HTTPS) et chiffrement des données au repos ;
• hébergement dans des centres de données situés en Suisse, sans accès public direct au stockage ;
• accès aux photographies et documents par liens temporaires uniquement ;
• authentification nominative et gestion des droits par rôle pour l'administration, selon le principe du moindre privilège ;
• journalisation des accès et des opérations sensibles ;
• gestion centralisée des secrets et absence d'identifiants dans le code ;
• procédure de signalement des vulnérabilités (/.well-known/security.txt).

Aucune transmission par Internet ne peut toutefois être garantie totalement sûre.

En cas de violation de la sécurité des données susceptible d'entraîner un risque élevé pour votre personnalité ou vos droits fondamentaux, nous en informons le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, ainsi que vous-même lorsque la loi l'exige (art. 24 LPD).

9. Vos droits

Vous disposez des droits suivants :

• Accès — obtenir la confirmation que nous traitons des données vous concernant et en recevoir une copie (art. 25 LPD ; art. 15 RGPD) ;
• Rectification — faire corriger des données inexactes (art. 32 LPD ; art. 16 RGPD) ;
• Effacement — demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation, notamment comptables ;
• Opposition — vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime, en particulier à la publication d'une photographie et à toute prospection ;
• Retrait du consentement — retirer en tout temps un consentement donné, sans effet sur la licéité des traitements déjà effectués ;
• Remise ou transmission des données — obtenir vos données dans un format électronique courant, ou en demander la transmission à un tiers (art. 28 LPD ; art. 20 RGPD) ;
• Limitation du traitement, lorsque le RGPD est applicable (art. 18 RGPD).

Le Club n'effectue aucune décision individuelle automatisée produisant des effets juridiques à votre égard, ni aucun profilage à risque élevé.

Comment exercer vos droits. Écrivez à privacy@rotary-neuchatel.ch ou à l'adresse postale indiquée au chiffre 1. Afin de protéger vos données, nous pouvons être amenés à vérifier votre identité avant de répondre. Nous répondons en principe dans les 30 jours ; si un délai supplémentaire est nécessaire, nous vous en informons. L'exercice de ces droits est gratuit.

Pour vos préférences de communication, l'espace de préférences accessible depuis nos courriels constitue la voie la plus directe.

Autorités. Si vous estimez que le traitement de vos données n'est pas conforme, vous pouvez vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne (www.edoeb.admin.ch), ou saisir les tribunaux civils. Lorsque le RGPD s'applique, vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle de votre État de résidence.

10. Modifications

Nous pouvons adapter la présente politique, notamment en cas d'évolution de nos activités, de nos outils ou du cadre légal. La version en vigueur est celle publiée sur cette page ; son numéro de version et sa date d'entrée en vigueur figurent en tête de page.

Les versions antérieures sont conservées, de sorte que le consentement que vous avez donné puisse toujours être rattaché à la version qui vous a été présentée.

11. Contact

Rotary Club de Neuchâtel
c/o Murielle Henchoz
Chemin des Vignes Perdues 6b
2025 Bevaix
privacy@rotary-neuchatel.ch